ENCUESTA A UNIVERSIDAD DEL VALLE FACULTAS CIENCIAS SOCIALES Y ECONOMÍA

VALORES PRIMARIOS Y SECUNDARIOS DE DOCUMENTOS

VALORES PRIMARIOS Y SECUNDARIOS DE DOCUMENTOS

CRITERIOS DE GESTIÓN DOCUMENTAL

EJEMPLOS EN DIFERENTES ORGANIZACIONES

TIPOS DE DOCUMENTOS

TIPOS 

DE 

DOCUMENTOS 

DE ARCHIVO

INFORME

DEFINICIÓN:

En términos generales, un informe es un texto que se da cuenta del estado actual o de los resultados de un estudio o investigación sobre un asunto específico. En cualquier caso siempre es necesario preparar todo el material. El informe contiene datos presentes o pasados ya comprobados.

El informe es un documento escrito en prosa informativa (científica, técnica o comercial) con el propósito de comunicar información del nivel más alto en una organización. Por consiguiente, refiere hechos obtenidos o verificados por el autor (reconocimientos, investigaciones, estudios, o trabajos). Además, aporta los datos necesarios para una cabal comprensión del caso, explica los métodos empleados y propone o recomienda la mejor solución para el hecho tratado.

El informe es la exposición de los datos obtenidos en una investigación de campo o bibliografía de un determinado tema ; por eso, su propósito es principalmente informativo.

¿quien las genera?

Empresas, en el ámbito del derecho, por otra parte, un informe es una exposición que un fiscal o un letrado realiza ante los jueces que tienen la responsabilidad de emitir el fallo de un proceso judicial.

Partes:

Tanto el informe como otros medios de comunicación tienen sus respectivas partes como:

1. Portada: Datos del escritor o autor y el título del informe.
2. Título: Debe dar una idea clara de demostrar de lo que trata el texto
3. Índice: En esta parte van señaladas todas las partes del informe y el total de páginas que contiene.
4. Introducción: Es una breve reseña de lo que trata el tema que vamos a estudiar.
5. Cuerpo: Es la información principal y completa del tema.
6. Conclusiones: Aquí se presentan los resultados más importantes que permiten responder las interrogantes planteadas.
7. Bibliografía: Es el ordenamiento alfabético y por fecha de la literatura usada para responder todas las inquietudes y plantear las ideas del trabajo

Tipos de informe:

Por la materia que abarcan los informes se clasifican en:

• Científicos: se refieren a temas de ciencia y utilizan un lenguaje propio y riguroso; pertenecen a la categoría de “memorias científicas”.
• Técnicos: se desarrollan en las organizaciones públicas o privadas sobre temas de sociología, antropología, psicología social, etc; su lenguaje es accesible, pero mantiene el rigor de la investigación científica.
• De divulgación: destinados al público en general; su lenguaje se adapta a una persona de mediana cultura.
• Mixtos: destinados tanto a instituciones como al público en general; su lenguaje se adapta al de ambos grupos de destinatarios.

Por las características textuales los informes se clasifican en:

• Expositivos: contienen una información o una descripción del tema o unas instrucciones. No es necesario incluir conclusiones, interpretación, o evaluación; a veces, reciben el nombre de dossier.
• Analíticos: tienen como objetivo justificar una decisión o acción “ya realizada o, al menos, proyectada.” (Ibídem). Se denominan también propuesta o proyecto.
• Persuasivos: pretenden convencer al destinatario para que tome una decisión en la línea de lo que se expone en el informe. Proponen un plan de acción (es el informe más utilizado en consultoría).

CERTIFICADO

DEFINICIÓN:
El certificado es un documento que acredite la veracidad de un hecho real. La autoridad que emite previamente a comprobado al verdad de este hecho.

Cualquier certificación que falte a la verdad constituye delito; y quien la otorga es sancionado por las leyes penales de nuestro país.

El certificado es un testimonio de hechos concluidos o constatados. Por ejemplo, se expide certificado de estudios, por los estudios realizados en una institución educativa; certificado de trabajo, por los servicios prestados; certificado de salud, luego de haberse examinado el estado de salud de una persona; certificado de orfandad, después de haberse comprobado la situación de desamparo en que se encuentra un menos de edad, etc.
El certificado se emplea tanto en la administración pública como privada, y se expide a pedido de la parte interesada, de la autoridad competente o por mandato de la ley.
Este documento se otorga en papel A4, membretado, o en formularios especiales diseñados para cada tipo de certificado.

FUNCIÓN:Su función es muy específica: dar fe o afirmar una verdad. Asegura la veracidad y autenticidad de un hecho.

Puede tratar los siguientes asuntos: 

a) Trabajo.b) Estudios.c) Asistencia.
d) Salud.
e) Defunción.
f) Domicilio.
g) Supervivencia.
h) Conducta.
i) Propiedad.
j) Soltería, etc


¿Quien las Genera?

Se utiliza en las compañías, institucionales y establecimientos estatales, particulares y comerciales. También lo puede expedir una persona natural, cual el caso lo exige.

Es un documento muy importante y útil para la realización de algún trámite o gestión personal
Se extiende a petición del interesado. Algunas veces la certificación se redacta en el mismo papel en que se solicitó (parte inferior); y otras veces, en hojas impresas, tipo formulario.

 FACULTAD PARA SOLICITAR  CERTIFICADOS:

• Tienen facultad para pedir   la expedición de certificados.
• Los miembros de una entidad sobre el reconocimiento de un derecho o la constatación de un hecho.
• Las personas naturales capaces mayores de 18 años, o sus representantes legales, que tienen o prueban tener legítimo interés material o moral sobre el hecho cuya certificación solicitan; las autoridades políticas, judiciales, militares y religiosos competentes, y el superior jerárquico.

DOCUMENTOS CON LOS QUE SE PIDE U 

ORDENA 

LA EXPEDICIÓN DE CERTIFICADOS.

• Los servidores de una entidad y las personas ajenas a ella los piden mediante solicitud; en la que expresan el motivo por el que lo requieren o hace mención al interés material o moral que les asiste.
• Acompañan recibo de pago y/o formulario valorado, teniendo en cuenta el número de ejemplares que solicitan; las autoridades políticas, judiciales y militares los pieden por medio de oficio; y el superior jerárquico lo ordena mediante memorando.
• Los certificados que han sido pedidos por las autoridades y la superioridad se envían con oficio de remisión.

FACULTAD PARA EXPEDIR CERTIFICADOS:

Tienen facultad para expedir certificados.

- La autoridad, en forma directa, sobre asuntos de su competencia.

El certificado que expide la autoridad en forma directa presenta las siguientes partes obligatorias:

1. Membrete.
2. Cargo de la autoridad que expide el documento
3. La palabra "certifica".
4. Texto.
5. Lugar y fecha.
6. Texto y fecha.
7. Firma, postfirma y sello de la autoridad.
8. Pie de página.

- El subalterno sobre los documentos que obran en su poder, o sobre acciones encomendadas o delegadas; pero requiriendo, en estos casos, autorización previa de su jefe.
Estos certificados, para que no sean objetados por ningún motivo, deben ser visados por quienes autorizan su expedición.

El certificado que expide el subalterno con autorización de su jefe tiene las siguientes obligatorias:

1. Membrete.
2. Cargo del servidor subordinado que expide el documento.
3. La palabra "certifica".
4. Texto.
5. Lugar y fecha.
6. Firma, postirma y sello del que expide el certificado.
7. Firma, posfirma y sello del que lo autoriza.
8. Pie de página.

ESTRUCTURA (PARTES):

a) Certificante. Suele ser una autoridad o persona de prestigio, con mayoría de edad. Se escribe todo con mayúscula acompañado con la palabra CERTIFICA:

EL GERENTE GENERAL DE CONCEPTOS GENERALES S.A.
CERTIFICA:

b) Cuerpo. Es la parte central en la que certifica o hace constar algún hecho requerido por una persona.

CERTIFICA:
                  Que el señor Eduardo Gamarra Tapia.........................................................................................

c) Frase Final. Se escribe después del cuerpo y contiene casi siempre la siguiente expresión:

"Se expide el presente a solicitud del interesado para los fines que crea conveniente".

d) Lugar y fecha. 
Huaraz, 05 de Noviembre de 2011.

e) Firma, cargo y sello.

Mauricio Noriega Bautista
DIRECTOR

f) Iniciales.

MNB/zpz.

OFICIO

DEFINICIÓN:
Es un documento de carácter oficial utilizado por funcionarios que desempeñan cargos directivos, directores, subdirectores, Jefe  de Departamento de Sección, en los organismos del estado.
El oficio es un documento protocolar que vincula al organismo administrativo de la más alta jerarquía.

FUNCIÓN: Comunica disposiciones u órdenes, hace consultas, da respuestas, remite documentos e informa.
Asimismo, sirve para realizar gestiones como las de invitación, felicitación, colaboración, transcripción, agradecimiento, etc.
Todas las funciones mencionadas se adscriben dentro de una finalidad cultural, deportiva, artística, profesional, política y social.

¿Quien llas Genera?
 Es imprescindible su uso para las comunicaciones entre entidades públicas, particulares y sociales: ministerios, cooperativas, mutuales, clubes, colegios, sindicatos, municipios, embajadas, etc

ÁREA DE CIRCULACIÓN.
El oficio circular en dos niveles:

a. A nivel externo: Es decir fuera de la entidad o repartición relacionada a los máximos representantes de las instituciones y a los que ocupan cargos directivos intermedios.
b. A nivel interno: Dentro de la institución enlaza a los que ocupan cargos directivos.

FACULTAD PARA FIRMAR OFICIOS:

Los oficios de circulación externa son firmados únicamente para el máximo representante legal de la institución o por quien hace sus veces.
si existiera la necesidad de remitir un documento tratando asuntos específicos de trabajo, podrán los jefees de departamento hacerlo redactar a nombre suyo y firmados haciéndolos visar por la autoridad máxima.
Los oficios de circulación interna son elaborados en la sección o departamento correspondiente y firmado por su jefe.
Los servidores que no desempeñan cargos directivos no estarán facultados a firmar oficios porque no representan legalmente ni a la entidad ni a la dependencia.

PARTES DE UN OFICIO:

A. Encabezamiento.

• Año calendario
• Membrete
• Lugar y fecha
• Código o número correlativo 
• Destinatario
• Asunto
• Referencia

B.Texto o cuerpo
C. Parte firma

• Ante firma
• Frima
• Post firma
• Sellos redondo
• Con copia
• Iniciales

1. Encabezamiento:Año calendario. Se escribe al comienzo de los documentos con mayúscula y entre comillas. Ejemplo: "Año....................."
2. Membrete. Se escribe es los lados izquierdos del papel con letras mayúsculas señalando el nombre de la institución, su dirección, teléfono, etc.
3. LUGAR Y FECHA. Se escribe a partir de la mitad del papel señalando la ciudad y la fecha.

Huaraz, 31 de octubre de .............
Huaraz, abril de ............
Abril 31 de ...........
Fecha 22 - octubre

    4. Número o código. Se escribe con letras mayúsculas la palabra oficio seguida de número correlativo, -el año/y las iniciales de la institución y se subraya todo.

OFICIO Nº  262-.../INC

OFICIO N     005-.../DEMUNA PN

     

     5.Destinatario. Abarca el nombre, el cargo y el lugar de la persona a quien va dirigido el oficio.

Señor:

Alfredo Vera Arana

Alcalde de Independencia

Huaraz

      6. Asunto. Se ubica al lado derecho del papel y contiene un resumen de la que se va a tratar en el documento.

ASUNTO: Pago de remunderación.

      7. Referencia. Se escribe a la misma altura del asunto y se usa solamente cuando se requiere mencionar un documento recibido anteriormente. También sirve para mencionar un decreto, resolución, directiva, convenio, etc., en que se va a basar el mensaje a transmitir.

REFERENCIA: Carta del 03/04/....

     8.Texto. Es la parte más importante, aquí se dará a conocer el mensaje de la comunicación en forma clara, precisa y breve.

Existen algunas formulas para iniciar el texto:

1. Tengo a bien comunicarle....................
2. Es grato comunicarme a usted............
3. Tengo el agrado de dirigirme a usted (igual jerarquía).
4. Tengo el honor de dirigirme a usted (mayor jerarquía).

    9. Despedida. Aquí debemos demostrar cordialidad, cortesía y ponderación ejemplo:

Hago propicia la oportunidad para expresarle los sentimientos de mi especial consideración y estima personal.

Atentamente, (antefirma).

    10. Firma y post firma. La firma se escribe a mano y se rúbrica. Van acompañadas del sello respectivo.

En la post firma se coloca el nombre, apellidos, cargo y sello de la persona que envía el documento.

Ejemplo:

Firma.

Post firma

Sr. Montes Collasos Jhoel

Gerente General de Conceptos Generales S.A.

     11. Con copia. Señala si el documento ha sido emitido con copia. Se escribe al lado izquierdo del papel debajo de la firma y la post firma.

    12. Iniciales. Se colocan iniciales con mayúscula las que corresponden a la persona que firma el documento; con minúscula las que corresponden a la secretaria. Se ubican en el extremo izquierdo del papel.

MCY/zpz.

    13. Anexo. Sirve para señalar toda la documentación que se adjunta al oficio (catálogo, programa, revista, tarjeta, etc).

    14. Distribución. Este elemento es usual en los oficios múltiples y en las transcripciones, y no así en los directos o simples. Aquí se menciona, en términos generales, a las personas y/o dependencias destinatarias.

CLASES DE OFICIOS

1. Oficio simple o directo
2. Oficio múltiple
3. Oficio de transcripción

1. Oficio Simple o Directo. Este documento se utiliza el contenido va dirigido a una sola persona. Se usa generalmente para una invitación, agradecimiento, petición, felicitación, información de eventos o actividades deportivas culturales.

2. Oficio Múltiples. Es un documento que se usa cuando un mismo tema o texto va dirigido a diferentes personas.

USOS:
Se usa para limitar ordenes, instrucciones, recomendaciones, sugerencias, informacilon, etc., a diferentes oficinas o despachos simultáneamente.
El trato que se emplea es vertical ascendente y descendente, y horizontal jefes de instrucciones del mismo nivel jerárquico.

3. Oficio de Transcripción. El nombre de transcripción ya nos indica la finalidad de este tipo de redacción. Mediante este docuemento podemos transcribir el contenido de una comunicación de manera original íntegramente y sin ninguna alteración.
USOS:
Nos valemos de este documento para transcribir oficios, resoluciones, decretos, directivas, memorándums. El oficio de transcripción circula de una autoridad hacia sus subordinados o de una autoridad a otra del mismo nivel jerárquico dentro o fuera de la institución.

ACTA

DEFINICIÓN:
Es un documento redactado durante una reunión de personas, con la finalidad de testimoniar las incidencias y los acuerdos tomados, así como también los temas tratados.
Toda institución pública o privada debe llevar este documento en el llamado "LIBRO DE ACTA", el cual es muy importante porque contiene la historia y la vida de una institución certificando y dando fe legal de los actos y decisiones de una entidad o sociedad.
El Libro de Acta debe estar foliado y legalizado por un Juez Instructor o por un Notario Público.
La redacción del Acta le corresponde a la secretaria quien generalmente redacta el documento en borrado para después pasarla al Libro de Actas y hacerlo firmar por todas las personas asistentes a la reunión.

FUNCIÓN: El libro de actas es muy importante en la vida de una institución, porque certifica y da fe legal de determinados actos y decisiones de una empresa o sociedad, para su debido cumplimiento. En el se asientan todos los puntos fundamentales como testimonio verídico.

¿quien las genera?
Hacen uso de ella todas las instituciones, sobre todo gremiales, que deseen darle valor legal a sus actividades de carácter social, jurídico o político.
Para ello el libro de actas debe estar foliado y firmado, en la primera página, por un escribano o notario.
Su redacción le corresponde al secretario, quien generalemtne la escribe primero en un borrador para luego pasarla al libro y hacerla firmar.
 SI ES UN DOCUMENTO PARA ARCHIVAR. CLASES DE ACTAS

1. Acta de Sesión. Contiene los acuerdos tomados en una reunión o sesión Ordinaria o Extraordinaria. Es un documento en el que consta el testimonio de los hechos más importantes que han sucedido en la sesión de un órgano deliberante. Se denomina "Sesión" a la reunión formal de un grupo de personas, que se convoca o cita, instala y funciona teneindo en cuenta determinadas leyes, estatutos o normas establecida en cada entidad sea pública o privada
   
2. Acta de Comparendo. Contiene los acuerdos tomados por el juez cuando quiera hacer justicia.
   
3. Acta de Conciliación. Contiene los hechos ocurrido cuando dos partes se reúnen y acuerdan conciliar en algún litigio.
   
4. Acta de Inspección o Supervisión. Cuando se requiera redactar los resultados de algunas de estar diligencias cumplidas.
   
5. Acta de Fundación. Cuando quiere dejar constancia de la fundación o inauguración de una entidad pública o privada, una ciudad, una región o aspectos importantes de la vida de un país.
   
6. Acta de Trabajo. Las actas de trabajo se redactan en el mismo lugar y en la misma fecha y hora de los acontecimientos. Son elaborados por el secretario o por quien hace sus veces, en presencia de la autoridad que  preside el acto y con la intervención de personas interesadas. Por ejemplo, se redacta esta clase de acta al momento de evaluar a los postulantes de plazas de trabajo, evaluar al personal, un proceso electoral, decomisar mercadería ilegal o de dudosa procedencia; al efectuar visitar de inspección administrativa a centros de trabajo, establecimientos comerciales o lugares devastados por hechos fortuitos como sismos, inundaciones o incendios; al incautar, exterminar, transferir, invertariar, entregar y y depositar bienes;, al asumir y dejar cargos; al entregar y recibir obras; al resolver diversos problemas o conflictos internos y al tiempo de cumplir cualquier otra acción administrativa considerada delicada o de responsabilidad.
   
7. Acta de Embargo. Es aquel que se ordena en un juicio ejecutivo mercantil derivado de la falta de pago de títulos de crédito (entre ellas los documentos que conocemos como vouchers de las tarjetas de crédito y que no son otra cosa sino pagarés) o deudas bancarias en general.El procedimiento es el mismo para acreedores bancarios que comunes. Éste inicia con la demanda que presenta el acreedor ante un tribunal. Si el juez encuentra la demanda ajustada a derecho la admitirá y, como un acto precautorio, ordenará el embargo de bienes del deudor que basten a garantizar el adeudo, incluyendo principal e intereses.
   
   
   
   Para el embargo de bienes, en la medida de lo posible, debe seguirse el siguiente orden:
   I. Las mercancías
   II. Los créditos de fácil y pronto cobro, a satisfacción del acreedor
   III. Los demás muebles del deudor
   IV. Los inmuebles
   V. Las demás acciones y derechos que tenga el demandado.
   Embargo de bienes muebles. Una vez efectuado el embargo, el acreedor nombra depositario de los bienes embargados. La única función del depositario es resguardar los bienes hasta que se concluye el juicio. Desde luego, el depositario puede llevarse consigo los bienes embargados, pero no debe hacer uso de los mismos, pues podría incurrir en responsabilidad penal.
   Embargo de bienes inmuebles. Si los bienes embargados son inmuebles, se anotará el embargo en el Registro Público de la Propiedad de la entidad en donde éste se encuentre. No se nombra depositario y el bien continúa en posesión de quien la tenga antes del embargo.
8. Acta de Lanzamiento o Desahucio.
9. Acta de Sociedad.

PARTES DEL ACTA

1. Encabezamiento. Se especifíca los siguentes datos: lugar, fecha, hora, cantidad y nombre de los asistentes; aprobación o modificación del acta anterior.
2. Cuerpo o texto. En esta parte se consideran las siguiente estaciones:

           2.1. Despacho. Se da lectura a todos los documentos remitido y recibido.

           2.2. Informe.Se anotan todos los informes emitidos oralmente en la sesión detallando el nombre del informante.

           2.3. Pedidos.Se anotarán ordenadamente todos los pedidos que hagan los asistentes. Cada persona hace uso de la                   palabra para enunciar su pedido sin dar ninguna explicación.

           2.4. Orden del día o Debate. Es la parte más importante del Acta, la más extensa. Cada pedido formulado será                   fundamentado, debatido y aprobado o rechazado por los distintos asistentes. Una vez comenzado el debate, el                   presidente o quien  dirija la sesión no aceptará nuevos pedidos.

• Votación. Terminado el debate de un pedido el presidente de la asamblea llamará a los asistentes a votar para ver si se aprueba el pedido. La aprobación puede ser:

           A = Mayor

           B = Unanimidad

           C = Aclamación

3.  Cierre del Acta y Firmas. Al término del debate se procede a cerrar el acta con la siguiente fórmula:
"No habiendo otro asunto más que tratar y siendo a las 8:pm., se dio por finalizada la sesión firmando los presentes el Acta"

POLIZA

DEFINICIÓN:

La póliza es el nombre que recibe el documento en que se plasma el contrato de seguro y en el que se establecen las obligaciones y derechos tanto de la aseguradora como del asegurado, y donde se describen las personas u objetos que se aseguran y se establecen las garantías e indemnizaciones en caso de siniestro.

Existe una gama muy amplia de riesgos a asegurar, por lo tanto, lo primero que se debe hacer antes de tomar un seguro, es informarse detalladamente de las características del producto, de modo de determinar con precisión los riesgos cubiertos y las exclusiones existentes. Una vez aceptada la propuesta, se emite la póliza propiamente tal.

¿quien las genera?
empresas aseguradoras 
si es un documento para archivar

CARACTERÍSTICAS:

PARTES:

La póliza se compone de tres partes fundamentales:

 A.- Condiciones particulares.

Son los aspectos específicos de cada póliza en concreto que la individualiza frente a las restantes.

condiciones:

• Definiciones de términos técnicos usados en la póliza, como por ejemplo, pérdida total, valor comercial, etc.

• Detalle de coberturas o riesgos cubiertos incluidos (por ejemplo, incendio o inundación, en el seguro de casa).

• Detalle de exclusiones o situaciones no cubiertas por el seguro (por ejemplo, accidentes por practicar deportes peligrosos sin declararlos, en un seguro de vida).

• Límites: son los montos máximos a cubrir por parte de la compañía.

• Obligaciones del asegurado: son las responsabilidades del asegurado, como por ejemplo, hacer denuncio en Carabineros después del siniestro, proteger el bien siniestrado, etc.

• Arbitraje: establece la forma de proceder cuando haya diferencias de interpretación de la póliza, entre el contratante o asegurado y la compañía de seguros.

B.- Condiciones generales.

Es el conjunto de cláusulas que establece el asegurador para regular todos los contratos de seguro que emita en el mismo ramo: extensión y objeto del seguro, riesgos excluidos, forma de liquidación de los siniestros, pago de indemnizaciones.

Tienen que estar redactadas de forma clara y precisa. Además nunca deben perjudicar a los consumidores, por lo que todas aquellas cláusulas que limiten sus derechos, tienen que resaltarse de una forma especial y estar expresamente aceptadas por el asegurado.

condiciones:

• Identificación del asegurador: indica nombre y dirección de la compañía aseguradora.

• Datos del contratante: indicar nombre y rut del contratante.
• Tipo de seguro o plan: indica si es seguro de auto, casa, vida, etc.

• Condición general: indica el código asignado por la Superintendencia de Valores y Seguros (SVS) a este tipo de póliza. El código permite verificar que es un producto autorizado por la SVS. (La SVS es el organismo fiscalizador, que define y norma cómo se comercializan los seguros.)
• Bien o persona a asegurar: es la identificación de la persona u objeto asegurado. ( Incluye edad en el caso de seguros de vida).

• Beneficiarios: son las personas o instituciones que reciben la indemnización en caso de siniestro.

• Coberturas: son los riesgos que la persona contrata por ejemplo, incendio, fallecimiento, enfermedad, robo, etc. Algunas de ellas son obligatorias y otras opcionales.

• Exclusiones: son los riesgos que no estarán cubiertos por ejemplo, enfermedades preexistentes en el caso de un seguro de salud.

• Monto o capital asegurado: es el monto tope por el cual responde la compañía de seguros para cada cobertura. Debe indicarse el límite de responsabilidad de la compañía de seguros y los deducibles, que es la parte del costo del siniestro que asume o paga el asegurado. Por ejemplo, en el caso de un deducible de 10 UF, el asegurado paga las primeras 10 UF del siniestro y la compañía de seguros lo que exceda esa cantidad.

• Prima: es el monto que pagará el contratante. Corresponde al costo del seguro y en algunos casos incluye una componente de ahorro. Además, se indica la periodicidad y forma de pago de la prima.

• Vigencia: es el período de duración del seguro.

• Fecha del contrato: es la fecha inicial de vigencia de la póliza.
• Tablas: en el caso de los seguros de vida se detallan otros datos como costo máximo de las coberturas, condiciones y cargos por rescates o retiros parciales, condiciones de préstamos, valores garantizados, etc.

En las condiciones particulares además se indican situaciones específicas como por ejemplo, prestaciones de servicios de asistencia al hogar o automóvil, etc.

MEMORANDO

DEFINICIÓN: 
Es un documento administrativo, público y comercial, de formato pequeño y texto breve, utilizado en las comunicaciones internas de una entidad.
Familiarmente es llamado "MEMO".

FUNCIÓN: El memorando es una comunicación diplomática en la que se transmite un mensaje y puede ser:

• Una orden.
• Un mensaje.
• Un pedido.
• Un perdido.
• Una justificación.
• Una amonestación.
• Una información, etc.

 ¿Quien las genera?

Se utiliza entre las distintas oficinas y dependencias de una misma  institución. Por su calidad de interno es un documento de  "INTEROFICINA".Es tan usual en nuestra administración que algunas entidades disponen de memorandos impresos en talonarios, dependiendo su formato de las exigencias.


CARACTERÍSTICAS:Se caracteriza por ser:

• Un documento breve y directo.

• Funcional y práctico.

• Interno.

• Circula dentro de la institución.

• Sobre todo de acción inmediata.

El memorándum permite un enlace.- Vertical descendente (de un superior a su subalterno). En este caso se sugiere:
                                  DE      : ...................................................
                                  A        : ...................................................
- Vertical ascendente (de un subalterno a su superior). Se recomienda:
                                  A        : ...................................................
                                  DE      : ...................................................
- Horizontal (entre personas del mismo rango o jerarquía). Puede ser cualquiera de las dos formas anteriores.

CLASES:

a. Memorándum simple o directo. Es aque que va dirigido a un solo destinatario, para tratar asunto de trabajo. Es un documento que enlaza a subalterno y viceversa, o a un jefe con otro de igual rango.
                                   DEL                 :   Gerente General
                                   AL                   :   Jefe de Sección de Ventas.
                                   ASUNTO          :   Llamada de atención.
                                   FECHA            :   03 de Noviembre de 2011.

b. Memorándum múltiple. Es el que se usa para dar a conocer disposiciones o cualquier información en forma simultanea a varios destinatarios. Se trata de un mismo texto con igual numeración para varios destinatarios.
                                   DE                   :   Gerente General.
                                   A                     :    Jefes de Sección.
                                   ASUNTO          :    Rol de vacaciones.
                                   FECHA            :    03 de Noviembre de 2011.

                                   DE                   :    Director del Instituto.
                                   A                     :     Profesores.            Luís Hernández
                                                                                            Juan Rivera
                                                                                            César Castro
                                   ASUNTO          :     Entrega de notas.
                                   FECHA            :      03 de Noviembre de 2011

PARTES:

a. Numeración. Se escribe la palabra memorando seguida del código o número correspondiente, del año y de las iniciales de la institución. Ejemplo.
MEMORÁNDUM Nº 015/GG/11.
(Gerencia General)
MEMORÁNDUM Nº 020/DC-IPSS/11.
(Departamento de Contabilidad del Instituto Peruano de Seguridad Social).
b. Información. Se escribe la palabra DE: seguida del nombre completo y cargo del remitente;  luego la palabra A: seguida del nombre completo y cargo del destinatario; la palabra ASUNTO: seguida de un resumen del tema o texto del documento; y la palabra FECHA: seguida de la fecha del día.
                                     DE (L)        :  cargo y/o nombre de la persona que remite.
                                     A (L)           : cargo y/o nombre del destinatario.
                                     ASUNTO     : síntesis del mensaje.
                                     FECHA       : día, mes y año.
c. Cuerpo o texto. Es la parte donde se expresa claridad y precisión el motivo del documento, redactando lo fundamental, lo necesario, en forma directa y sin palabrarias.
d. Despedida. Generalmente es muy simple con 1 ó 2 palabras. Suele ser "atentamente".
e. Firma y rúbrica. Es la firma de la persona que remite el documento.
                                      Eduardo Prado Gonsález
                                      GERENTE GENERAL
f. Con copia o distribución. Se utiliza cuando el documento debe ser intregado para su conocimiento a otra persona además del destinatario. 
c.c. Departamento de Personal
Significa con copia.g. Distribución.c.c. Dpto. de Personal
c.c. Archivo.
h. Iniciales. Se coloca con letras mayúsculas las del remitente y con letras minúsculas las del mecanógrafo(a), digitador (a) o secretaria, separadas con barra oblicua.
 Ejemplo.YMC/zpz.
Cuando a un memorándum se adjunta  algo, se detalla debajo de las iniciales con la denominación de anexo o incluso. 

Ejemplo.Incl. Reglamento Interno.