OFICIO

DEFINICIÓN:
Es un documento de carácter oficial utilizado por funcionarios que desempeñan cargos directivos, directores, subdirectores, Jefe  de Departamento de Sección, en los organismos del estado.
El oficio es un documento protocolar que vincula al organismo administrativo de la más alta jerarquía.

FUNCIÓN: Comunica disposiciones u órdenes, hace consultas, da respuestas, remite documentos e informa.
Asimismo, sirve para realizar gestiones como las de invitación, felicitación, colaboración, transcripción, agradecimiento, etc.
Todas las funciones mencionadas se adscriben dentro de una finalidad cultural, deportiva, artística, profesional, política y social.

¿Quien llas Genera?
 Es imprescindible su uso para las comunicaciones entre entidades públicas, particulares y sociales: ministerios, cooperativas, mutuales, clubes, colegios, sindicatos, municipios, embajadas, etc

ÁREA DE CIRCULACIÓN.
El oficio circular en dos niveles:

a. A nivel externo: Es decir fuera de la entidad o repartición relacionada a los máximos representantes de las instituciones y a los que ocupan cargos directivos intermedios.
b. A nivel interno: Dentro de la institución enlaza a los que ocupan cargos directivos.

FACULTAD PARA FIRMAR OFICIOS:

Los oficios de circulación externa son firmados únicamente para el máximo representante legal de la institución o por quien hace sus veces.
si existiera la necesidad de remitir un documento tratando asuntos específicos de trabajo, podrán los jefees de departamento hacerlo redactar a nombre suyo y firmados haciéndolos visar por la autoridad máxima.
Los oficios de circulación interna son elaborados en la sección o departamento correspondiente y firmado por su jefe.
Los servidores que no desempeñan cargos directivos no estarán facultados a firmar oficios porque no representan legalmente ni a la entidad ni a la dependencia.

PARTES DE UN OFICIO:

A. Encabezamiento.

• Año calendario
• Membrete
• Lugar y fecha
• Código o número correlativo 
• Destinatario
• Asunto
• Referencia

B.Texto o cuerpo
C. Parte firma

• Ante firma
• Frima
• Post firma
• Sellos redondo
• Con copia
• Iniciales

1. Encabezamiento:Año calendario. Se escribe al comienzo de los documentos con mayúscula y entre comillas. Ejemplo: "Año....................."
2. Membrete. Se escribe es los lados izquierdos del papel con letras mayúsculas señalando el nombre de la institución, su dirección, teléfono, etc.
3. LUGAR Y FECHA. Se escribe a partir de la mitad del papel señalando la ciudad y la fecha.

Huaraz, 31 de octubre de .............
Huaraz, abril de ............
Abril 31 de ...........
Fecha 22 - octubre

    4. Número o código. Se escribe con letras mayúsculas la palabra oficio seguida de número correlativo, -el año/y las iniciales de la institución y se subraya todo.

OFICIO Nº  262-.../INC

OFICIO N     005-.../DEMUNA PN

     

     5.Destinatario. Abarca el nombre, el cargo y el lugar de la persona a quien va dirigido el oficio.

Señor:

Alfredo Vera Arana

Alcalde de Independencia

Huaraz

      6. Asunto. Se ubica al lado derecho del papel y contiene un resumen de la que se va a tratar en el documento.

ASUNTO: Pago de remunderación.

      7. Referencia. Se escribe a la misma altura del asunto y se usa solamente cuando se requiere mencionar un documento recibido anteriormente. También sirve para mencionar un decreto, resolución, directiva, convenio, etc., en que se va a basar el mensaje a transmitir.

REFERENCIA: Carta del 03/04/....

     8.Texto. Es la parte más importante, aquí se dará a conocer el mensaje de la comunicación en forma clara, precisa y breve.

Existen algunas formulas para iniciar el texto:

1. Tengo a bien comunicarle....................
2. Es grato comunicarme a usted............
3. Tengo el agrado de dirigirme a usted (igual jerarquía).
4. Tengo el honor de dirigirme a usted (mayor jerarquía).

    9. Despedida. Aquí debemos demostrar cordialidad, cortesía y ponderación ejemplo:

Hago propicia la oportunidad para expresarle los sentimientos de mi especial consideración y estima personal.

Atentamente, (antefirma).

    10. Firma y post firma. La firma se escribe a mano y se rúbrica. Van acompañadas del sello respectivo.

En la post firma se coloca el nombre, apellidos, cargo y sello de la persona que envía el documento.

Ejemplo:

Firma.

Post firma

Sr. Montes Collasos Jhoel

Gerente General de Conceptos Generales S.A.

     11. Con copia. Señala si el documento ha sido emitido con copia. Se escribe al lado izquierdo del papel debajo de la firma y la post firma.

    12. Iniciales. Se colocan iniciales con mayúscula las que corresponden a la persona que firma el documento; con minúscula las que corresponden a la secretaria. Se ubican en el extremo izquierdo del papel.

MCY/zpz.

    13. Anexo. Sirve para señalar toda la documentación que se adjunta al oficio (catálogo, programa, revista, tarjeta, etc).

    14. Distribución. Este elemento es usual en los oficios múltiples y en las transcripciones, y no así en los directos o simples. Aquí se menciona, en términos generales, a las personas y/o dependencias destinatarias.

CLASES DE OFICIOS

1. Oficio simple o directo
2. Oficio múltiple
3. Oficio de transcripción

1. Oficio Simple o Directo. Este documento se utiliza el contenido va dirigido a una sola persona. Se usa generalmente para una invitación, agradecimiento, petición, felicitación, información de eventos o actividades deportivas culturales.

2. Oficio Múltiples. Es un documento que se usa cuando un mismo tema o texto va dirigido a diferentes personas.

USOS:
Se usa para limitar ordenes, instrucciones, recomendaciones, sugerencias, informacilon, etc., a diferentes oficinas o despachos simultáneamente.
El trato que se emplea es vertical ascendente y descendente, y horizontal jefes de instrucciones del mismo nivel jerárquico.

3. Oficio de Transcripción. El nombre de transcripción ya nos indica la finalidad de este tipo de redacción. Mediante este docuemento podemos transcribir el contenido de una comunicación de manera original íntegramente y sin ninguna alteración.
USOS:
Nos valemos de este documento para transcribir oficios, resoluciones, decretos, directivas, memorándums. El oficio de transcripción circula de una autoridad hacia sus subordinados o de una autoridad a otra del mismo nivel jerárquico dentro o fuera de la institución.