CIRCULAR

DEFINICIÓN:
Es un documento de uso interno que dirige una autoridad superior a todos o parte de sus subalternos simultáneamente para darle a conocer disposiciones o asuntos internos para que se cumplan a cabalidad.

¿quien las genera?
Autoridades superiores

Los temas a tratar en una circular puede ser generalmente lo siguiente:

• Movimiento interno de los jefes de la institución
• Acuerdos o decisiones de la alta jerarquía.
• Ascensos del personal que elabora en la empresa.

FUNCIÓN: Sirve para dictar órdenes y también para informar. El mensaje que transmite es específico y de interés general para todos sus destinatarios.
Por ejemplo, a través de una circular se puede comunicar:

Cambios de horario. Rotación de jefes. Nombramiento de comisión reorganizadora. Ascensos del personal. Aplicación de encuesta. Acuerdos y decisiones del directorio, etc.  USOS: Permite, dentro de una institución, un enlace vertical  descendente (de superior a subordinado) y horizontal (entre personas   del mismo rango). Generalmente, se dirige a todo el personal o a las dependencias subordinadas. Cuando la circular tiene un buen número de destinatarios se recurre a la  impresión mimeografiada o a copias  fotostáticas. PARTES: a) Numeración. Se escribe la palabra circular con mayúscula seguida  del número que le corresponde, el año y las iniciales de la institución. CIRCULAR Nº 050-...../GG. b) Fecha. Se escribe el día, mes y año. c) Destinatario. Generalmente el documento esta dirigido a  un grupo de personas interesadas. Señores Jefes de Departamentos Presente A todos los trabajadores del Departamento de Sistemas. d) Asuntos. Se escribe con mayúsculas, seguida de dos puntos  y luego el tema en resumen o síntesis. ASUNTO: Cambio de horario. e) Cuerpo o texto. Es la parte donde se detalla el mensaje que  se quiere comunicar. Puede estar formado por varios párrafos y para mayor orden se enumera cada párrafo. El cuerpo o texto se redacta en el estilo bloque o semi bloque. f) Despedida. Es muy simple. Generalmente se utiliza una  sola palabra. Atentamente, cordialmente. g) Firma y cargo. La firma es la rubrica a mano como se acostumbra  a firmar en todo documento; debajo de ella se coloca los nombres y apellidos, y cargo que ostenta la autoridad. Guillermo Aviles GERENTE DE VENTAS h) Iniciales. Se coloca al lado izquierdo del documento. REDACCIÓN DEL TEXTO. El texto de la circular comprende dos secciones: 6.1. Fórmula de apertura, que inicia la redacción del texto. Viene a  ser una frase hecha que se usa por costumbre. Las fórmulas  más conocidas son: "Se pone en conocimiento de........", "Se comunica.....",  "Por disposición.....", "De acuerdo con......". 6.2. Exposición, que desarrolla en forma breve, clara y precisa  y directa la disposición o la información que se desea hacer conocer.