Es un documento redactado durante una reunión de personas, con la finalidad de testimoniar las incidencias y los acuerdos tomados, así como también los temas tratados.
Toda institución pública o privada debe llevar este documento en el llamado "LIBRO DE ACTA", el cual es muy importante porque contiene la historia y la vida de una institución certificando y dando fe legal de los actos y decisiones de una entidad o sociedad.
El Libro de Acta debe estar foliado y legalizado por un Juez Instructor o por un Notario Público.
La redacción del Acta le corresponde a la secretaria quien generalmente redacta el documento en borrado para después pasarla al Libro de Actas y hacerlo firmar por todas las personas asistentes a la reunión.
FUNCIÓN: El libro de actas es muy importante en la vida de una institución, porque certifica y da fe legal de determinados actos y decisiones de una empresa o sociedad, para su debido cumplimiento. En el se asientan todos los puntos fundamentales como testimonio verídico.
¿quien las genera?
Hacen uso de ella todas las instituciones, sobre todo gremiales, que deseen darle valor legal a sus actividades de carácter social, jurídico o político.
Para ello el libro de actas debe estar foliado y firmado, en la primera página, por un escribano o notario.
Su redacción le corresponde al secretario, quien generalemtne la escribe primero en un borrador para luego pasarla al libro y hacerla firmar.
SI ES UN DOCUMENTO PARA ARCHIVAR. CLASES DE ACTAS
- Acta de Sesión. Contiene los acuerdos tomados en una reunión o sesión Ordinaria o Extraordinaria. Es un documento en el que consta el testimonio de los hechos más importantes que han sucedido en la sesión de un órgano deliberante. Se denomina "Sesión" a la reunión formal de un grupo de personas, que se convoca o cita, instala y funciona teneindo en cuenta determinadas leyes, estatutos o normas establecida en cada entidad sea pública o privada
- Acta de Comparendo. Contiene los acuerdos tomados por el juez cuando quiera hacer justicia.
- Acta de Conciliación. Contiene los hechos ocurrido cuando dos partes se reúnen y acuerdan conciliar en algún litigio.
- Acta de Inspección o Supervisión. Cuando se requiera redactar los resultados de algunas de estar diligencias cumplidas.
- Acta de Fundación. Cuando quiere dejar constancia de la fundación o inauguración de una entidad pública o privada, una ciudad, una región o aspectos importantes de la vida de un país.
- Acta de Trabajo. Las actas de trabajo se redactan en el mismo lugar y en la misma fecha y hora de los acontecimientos. Son elaborados por el secretario o por quien hace sus veces, en presencia de la autoridad que preside el acto y con la intervención de personas interesadas. Por ejemplo, se redacta esta clase de acta al momento de evaluar a los postulantes de plazas de trabajo, evaluar al personal, un proceso electoral, decomisar mercadería ilegal o de dudosa procedencia; al efectuar visitar de inspección administrativa a centros de trabajo, establecimientos comerciales o lugares devastados por hechos fortuitos como sismos, inundaciones o incendios; al incautar, exterminar, transferir, invertariar, entregar y y depositar bienes;, al asumir y dejar cargos; al entregar y recibir obras; al resolver diversos problemas o conflictos internos y al tiempo de cumplir cualquier otra acción administrativa considerada delicada o de responsabilidad.
- Acta de Embargo. Es aquel que se ordena en un juicio ejecutivo mercantil derivado de la falta de pago de títulos de crédito (entre ellas los documentos que conocemos como vouchers de las tarjetas de crédito y que no son otra cosa sino pagarés) o deudas bancarias en general.El procedimiento es el mismo para acreedores bancarios que comunes. Éste inicia con la demanda que presenta el acreedor ante un tribunal. Si el juez encuentra la demanda ajustada a derecho la admitirá y, como un acto precautorio, ordenará el embargo de bienes del deudor que basten a garantizar el adeudo, incluyendo principal e intereses.
Para el embargo de bienes, en la medida de lo posible, debe seguirse el siguiente orden:
I. Las mercancías
II. Los créditos de fácil y pronto cobro, a satisfacción del acreedor
III. Los demás muebles del deudor
IV. Los inmuebles
V. Las demás acciones y derechos que tenga el demandado.
Embargo de bienes muebles. Una vez efectuado el embargo, el acreedor nombra depositario de los bienes embargados. La única función del depositario es resguardar los bienes hasta que se concluye el juicio. Desde luego, el depositario puede llevarse consigo los bienes embargados, pero no debe hacer uso de los mismos, pues podría incurrir en responsabilidad penal.
Embargo de bienes inmuebles. Si los bienes embargados son inmuebles, se anotará el embargo en el Registro Público de la Propiedad de la entidad en donde éste se encuentre. No se nombra depositario y el bien continúa en posesión de quien la tenga antes del embargo. - Acta de Lanzamiento o Desahucio.
- Acta de Sociedad.
PARTES DEL ACTA
- Encabezamiento. Se especifíca los siguentes datos: lugar, fecha, hora, cantidad y nombre de los asistentes; aprobación o modificación del acta anterior.
- Cuerpo o texto. En esta parte se consideran las siguiente estaciones:
2.1. Despacho. Se da lectura a todos los documentos remitido y recibido.
2.2. Informe.Se anotan todos los informes emitidos oralmente en la sesión detallando el nombre del informante.
2.3. Pedidos.Se anotarán ordenadamente todos los pedidos que hagan los asistentes. Cada persona hace uso de la palabra para enunciar su pedido sin dar ninguna explicación.
2.4. Orden del día o Debate. Es la parte más importante del Acta, la más extensa. Cada pedido formulado será fundamentado, debatido y aprobado o rechazado por los distintos asistentes. Una vez comenzado el debate, el presidente o quien dirija la sesión no aceptará nuevos pedidos.
- Votación. Terminado el debate de un pedido el presidente de la asamblea llamará a los asistentes a votar para ver si se aprueba el pedido. La aprobación puede ser:
A = Mayor
B = Unanimidad
C = Aclamación
3. Cierre del Acta y Firmas. Al término del debate se procede a cerrar el acta con la siguiente fórmula:"No habiendo otro asunto más que tratar y siendo a las 8:pm., se dio por finalizada la sesión firmando los presentes el Acta"
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