FACTURA

DEFINICIÓN:

Cuenta en la que se detallan las mercancías compradas o los servicios recibidos, junto con su cantidad y su importe, y que se entrega a quién debe pagarla.

Es un documento tributario de compra y venta que registra la transacción comercial obligatoria y aceptada por ley. Este comprobante tiene para acreditar la venta de mercaderías u otros afectos, porque con ella queda concluida la operación.
La factura tiene por finalidad acreditar la transferencia de bienes, la entrega en uso o la prestación de servicios cuando la operación se realice con sujetos del Impuesto General a las Ventas que tengan derecho al crédito fiscal. Asimismo cuando el comprador o usuario lo solicite a fin de sustentar gastos y costos para efecto tributario y en el caso de operaciones de exportación.Las facturas sólo se emitirán a favor del adquiriente o usuario que posea número de Registro Único de Contribuyentes - RUC, exceptuando este requisito en operaciones de exportación.

¿QUIEN LAS GENERA?

servirá como base para efectos tributarios y todas las personas o entidades que tengan la calidad de comerciantes, ejerzan profesiones liberales, o presten servicios inherentes a éstas, o enajenen bienes producto de la actividad agrícola o ganadera, deberán expedir factura o documento equivalente, y conservar copia de la misma por cada una de las operaciones que realicen en un periodo mínimo de 5 años, independientemente de su calidad de contribuyentes o no contribuyentes de los impuestos administrados por la DIAN.

¿ES UN DOCUMENTO PARA ARCHIVAR?
La factura si es un documento para archivar porque una vez comprobadas las facturas que le envían los proveedores con los pedidos realizados, con los albaranes y con la mercancía recibida y verificadas las operaciones matemáticas y contabilizadas, tendrá que guardarlas en el archivador de "Facturas de proveedores". Se deben guardar por orden correlativo, por el número asignado en la Contabilidad del 1 al 99999999…., nunca por orden alfabético o por proveedores o en las carpetas independientes, por la dificultad a la hora de encontrarlos cuando se necesitan. 

CARACTERÍSTICAS:

TIPOS DE FACTURAS:

• Factura ordinaria: Este es el documento que sirve para documentar cualquier operación económica, ya sea una compraventa o la prestación de algún servicio. Sin embargo, una factura ordinaria no está exenta de errores.

• Facturas rectificativas: Cuando una factura no cumple con la normativa vigente, o cuando se pretende hacer una corrección, o también en el caso de que el cliente quiera hacer alguna devolución, las facturas rectificativas son los documentos a los que debemos recurrir.

• Factura recapitulativa: es otro documento que debemos tener en cuenta. Este documento es sumamente útil para agilizar los procesos de facturación, ya que puede incluir distintas operaciones económicas dirigidas hacia un mismo destinatario, realizadas dentro de un margen de tiempo. En otras palabras, esta factura es como una recapitulación de facturas ordinarias dentro de un periodo temporal que suele ser un mes.

La Factura rectificativa y la Factura recapitulativa son dos herramientas para enmendar o para agilizar a la factura ordinaria. Todo profesional o empresario debería conocer su funcionamiento.

• Factura simplificada:

  Facturas en las que no es necesario incluir todos los datos mencionados en el apartado de facturas completas. Por ejemplo, a veces los mecánicos, restaurantes y otros tipos de negocios que emiten facturas pequeñas tan solo incluyen sus propios datos y no los del cliente. Como profesional o autónomo es raro que tengas que hacer este tipo de facturas, aunque como empresa puede ser más común.

• Factura electrónica:

  La denominada e-factura es aquella en la que no se utilizaba ningún soporte físico, que es equivalente a la tradicional y que se envía a través de un fichero firmada digitalmente. Tiene la misma validez que la tradicional y no es necesario imprimirlas ni hacer nada con ellas para almacenarlas o entregarlas.

Características:

•  Número: la factura ordinaria incluye una numeración propia de cada serie correlativa.

• Fecha de su expedición: este tipo de factura muestra la fecha en que se hayan realizado las operaciones que se documenten o en la que, en su caso, se haya recibido el pago anticipado, siempre y cuando se trate de una fecha distinta a la de expedición de la factura.

• Nombre y apellidos: la factura ordinaria debe contener la razón o denominación social completa, tanto del obligado a su expedición como del destinatario de las operaciones.
• NIF atribuido por la Administración tributaria española y NIF del destinatario: la factura debe incluir documento nacional de identidad del obligado y del destinatario o, en su caso, documento de cualquier otro Estado miembro de la Unión Europea, con el que ha realizado la operación el obligado a expedir factura.
• Domicilio: la factura debe indicar el domicilio tanto del obligado a expedir factura como del destinatario de las operaciones. 
• El tipo impositivo o tipos impositivos, aplicados a las operaciones, es decir, la cuota tributaria o, en su defecto, indicación de que la operación está exenta de impuestos con referencia a las disposiciones que así lo regulen.
• Características de los medios de transporte de entrega: fecha de su primera puesta en servicio, distancias recorridas u horas de navegación o vuelo realizadas hasta su entrega, etc. 

Debe especificarse por separado la parte de la base imponible correspondiente a cada una de las operaciones que se documenten en una misma factura.